I20 talk:Guide i20 Administration : Différence entre versions

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Version du 6 janvier 2020 à 14:13

Initiation à i20

Bonjour Bernard, bonjour Dany,

J'ai bien reçu toutes les informations relatives au nouveau système d'encaissement et je vous en remercie. J'ai commencé l'exploration de ces nouveaux outils ainsi que du wiki et de la fiche de procédure sur le sujet. Je me permets cependant de vous écrire car quelques éléments restent abscons pour moi. Pourrions-nous faire un petit point sur les procédures complètes à suivre pour chaque type d'enregistrement d'adhésion-abonnement possible ?

Je précise ci-dessous quelques interrogations plus précises :

- est-il possible de procéder à des enregistrements dans i20 tout au long de la semaine (le lundi est en effet consacré aux tâches administratives mais depuis mon arrivée, je fais en réalité d'autres séances de compta plus courtes tout au long de la semaine, ce qui est vraiment un moyen, d'une part, de garder un oeil sur ce qui se passe au quotidien, et d'autre part, d'éviter d'être submergé (car traiter une semaine d'affaires comptables le lundi serait vraisemblablement impossible en un temps si court) ?

- afin de m'assurer d'avoir bien compris le fonctionnement du nouveau système, pourriez-vous me confirmer qu'il s'agit de suivre, dans cet ordre, les procédures suivantes pour chaque nouvel enregistrement :

1. validation ou création de la fiche personne : vérification des informations, mise à jour des années d'adhésion ou d'abonnement lorsque la fiche existe déjà ou création d'une nouvelle fiche avec tous ces éléments lorsqu'il s'agit d'une nouvelle adhésion/abonnement.

2. puis, dans le cas d'un paiement par chèque, cliquer sur le bouton "enregistrez un chèque" présent sur la fiche personne : - "l'enregistrement des chèques d'une semaine donnée se fait systématiquement le lundi suivant juste avant la remise en banque" : j’éprouve quelques difficultés à comprendre. Cela signifie-t-il que l'on ne peut enregistrer les chèques au fil de l'eau, tout au long de la semaine ? De mon côté, j'avais envisagé la possibilité d'enregistrer chaque adhésion tout au long de la semaine sur i20, d'éditer le bordereau de remise de chèques (et les autres, si nécessaire) en fin de semaine (le vendredi soir par exemple), de porter tous les chèques de la semaine à la banque le samedi matin (pour optimiser les déplacements et éviter d'être trop absent au bureau le reste la semaine) et d'enregistrer les écritures comptables dans le logiciel dédié au début de la semaine suivante, après vérification du bon enregistrement sur le compte en banque. C'est ce qui me semble être le plus efficient au quotidien mais pourriez-vous me confirmer si cela pourrait correctement s'articuler avec le nouveau système ?

- "Après le dernier enregistrement, le système propose d'éditer le bordereau de remise" : à ce sujet, une question pour mieux comprendre le fonctionnement du programme : comment le système identifiera qu'il s'agit du dernier enregistrement ? En suivant l'organisation décrite ci-dessus, faudra-t-il plutôt que j'utilise l'édition manuelle du bordereau ?

3. ou, dans le cas d'un paiement par Paypal ou en espèces, cliquer sur le bouton "enregistrez un paypal" ou "enregistrez un cash" présent sur la fiche personne : - mêmes questions que pour les points précédents : est-il possible d'enregistrer, sur i20 et dans le logiciel comptable, les paiements au fil de l'eau, tout au long de la semaine à condition que toutes les opérations d'une semaine x soient traitées avant la fin de cette semaine x ?

4. ou, dans le cas d'un paiement par virement, cliquer sur le bouton "enregistrez un virement" présent sur la fiche personne : pas d'observations particulières, cela me semble parfait puisque, si j'ai bien compris, l'enregistrement sur i20 est opéré dès l'apparition du virement sur le compte bancaire de l'APA

5. ou, dans le cas d'un paiement par SEPA, cliquer sur le bouton "enregistrez un nouveau sepa" présent sur la fiche personne :

- pour les membres déjà en SEPA en 2019, nous modifions donc leur fiche en ajoutant leur adhésion-abonnement pour l'année 2020 même si nous n'avons pas reçu leur bulletin de réadhésion/abonnement à Ambérieu ?

- si j'ai bien compris, cela signifie que je commencerais l'enregistrement des SEPA 2020 après le 07/01 ?

- (à titre informatif, la banque annonce effectivement un virement à venir de 666 euros, ce qui correspond à ce qui est affiché sur i20)

6. à propos du "travail du lundi"

- "On pointe sur ledit relevé : le montant total du virement des versements Paypal déjà enregistrés". Je ne sais pas si c'est très important mais les versements paypal apparaissent de façon individuelle sur le relevé bancaire, donc le total n'apparaitra pas en un unique montant. Avec ce fonctionnement, cela signifie-t-il par ailleurs que l'on ne ventile plus, à terme, sur le logiciel de compta, tout ce qui provient de Paypal ? Tout ce qui provient de Paypal n'est pas nécessairement affecté au même type de compte (ou j'ai peut-être mal compris ?)

- enfin, si j'ai bien compris, à terme, le seul enregistrement sur i20 permettra d'éviter le double enregistrement i20 + logiciel de comptabilité ?

Je suis navré de la longueur de ce message (il est d'ailleurs probable que d'autres interrogations naissent), mais cela me permettra d'acquérir quelques bases prudentes avant d'expérimenter concrètement ce nouveau système. Lorsque mon esprit sera plus clair grâce à vos réponses, pourrai-je commencer l'enregistrement des adhésions 2020 dès à présent ?

Je vous remercie beaucoup pour vos réponses,

Bien amicalement,

Florian