I20 talk:Guide i20 Administration : Différence entre versions

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<span style="color:purple">Je n'ai pas d'explication à cela et n'ai pas le temps de regarder. Je suis en effet très occupé jusqu'au 22 février par l'organisation de journées sur la création et ne pourrai me pencher sur cette anomalie qu'après. En attendant, je ne peux que te demander de noter ce genre d'anomalies si tu en vois d'autres. Mets en place ton virement pour le 7 mars, nous régulariserons plus tard.</span>
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: --[[Utilisateur:Dany|Dany]] ([[Discussion utilisateur:Dany|discussion]]) 9 février 2020 à 17:24 (CET)

Version actuelle en date du 9 février 2020 à 17:24

Initiation à i20

J'ai repris le guide et les consignes sur les pages de l'i20 dans le sens de l'organisation demandée.

--Dany (discussion) 6 janvier 2020 à 18:53 (CET)

Peut-on enregistrer les encaissements tout au long de la semaine ?

- est-il possible de procéder à des enregistrements dans i20 tout au long de la semaine (le lundi est en effet consacré aux tâches administratives mais depuis mon arrivée, je fais en réalité d'autres séances de compta plus courtes tout au long de la semaine, ce qui est vraiment un moyen, d'une part, de garder un oeil sur ce qui se passe au quotidien, et d'autre part, d'éviter d'être submergé (car traiter une semaine d'affaires comptables le lundi serait vraisemblablement impossible en un temps si court) ?

J'ai répondu point par point. On peut aller dans le sens de ton organisation dans la mesure où on respecte l'impératif de l'unité "semaine" :

  • éditer tous les chèques enregistrés au cours d'une semaine avant la fin de la semaine ;
  • une seule remise de chèques par semaine  ;
  • traitement des relevés de banque par semaine.
--Dany (discussion) 6 janvier 2020 à 17:31 (CET)

Récapitulatif

- afin de m'assurer d'avoir bien compris le fonctionnement du nouveau système, pourriez-vous me confirmer qu'il s'agit de suivre, dans cet ordre, les procédures suivantes pour chaque nouvel enregistrement :

1. validation ou création de la fiche personne : vérification des informations, mise à jour des années d'adhésion ou d'abonnement lorsque la fiche existe déjà ou création d'une nouvelle fiche avec tous ces éléments lorsqu'il s'agit d'une nouvelle adhésion/abonnement.

EXACT

--Dany (discussion) 6 janvier 2020 à 17:20 (CET)

2. puis, dans le cas d'un paiement par chèque, cliquer sur le bouton "enregistrez un chèque" présent sur la fiche personne : - "l'enregistrement des chèques d'une semaine donnée se fait systématiquement le lundi suivant juste avant la remise en banque" : j’éprouve quelques difficultés à comprendre. Cela signifie-t-il que l'on ne peut enregistrer les chèques au fil de l'eau, tout au long de la semaine ? De mon côté, j'avais envisagé la possibilité d'enregistrer chaque adhésion tout au long de la semaine sur i20, d'éditer le bordereau de remise de chèques (et les autres, si nécessaire) en fin de semaine (le vendredi soir par exemple), de porter tous les chèques de la semaine à la banque le samedi matin (pour optimiser les déplacements et éviter d'être trop absent au bureau le reste la semaine) et d'enregistrer les écritures comptables dans le logiciel dédié au début de la semaine suivante, après vérification du bon enregistrement sur le compte en banque. C'est ce qui me semble être le plus efficient au quotidien mais pourriez-vous me confirmer si cela pourrait correctement s'articuler avec le nouveau système ?

Mis à part le fait que je pensais que tu ne travaillais pas le samedi, si tu préfères t'organiser ainsi — enregistrer les chèques tout au long de la semaine et imprimer le bordereau le vendredi — cela me paraît possible.

De ce fait, il est probable que la semaine suivante, tu ne pourras pas pointer cette remise, et donc la comptabiliser. Ce sera donc fait celle d'après.

Concrètement, tu vas porter ta première remise à la banque samedi 11 janvier. La semaine du 13 au 19 janvier, tu vas traiter le relevé de banque de la semaine du 6 au 12. Sauf si la banque est hyper-réactive (après tout, je n'en sais rien), tu ne verras pas figurer ta remise dans cette période. Donc tu la pointeras et la comptabiliseras au cours de la semaine du 20 au 26.
--Dany (discussion) 6 janvier 2020 à 17:20 (CET)
Il est important de garder en tête :
1. cette unité "semaine"
2. Comptabiliser à partir du relevé bancaire
Avec l'ancien système, nous avons vu des virements
effectués en février et enregistrés en juillet.

- "Après le dernier enregistrement, le système propose d'éditer le bordereau de remise" : à ce sujet, une question pour mieux comprendre le fonctionnement du programme : comment le système identifiera qu'il s'agit du dernier enregistrement ? En suivant l'organisation décrite ci-dessus, faudra-t-il plutôt que j'utilise l'édition manuelle du bordereau ?

Le système peut éditer en permanence tous les chèques enregistrés dans la semaine mais il n'éditera plus ceux de la semaine précédente

Si tu l'édites le dimanche à 23 h 59, tu auras tous tes chèques. Une minute plus tard, tu n'en auras plus aucun.

Par conséquent, je te conseille de faire une édition (simplement en PDF) chaque soir avant de partir (pour le cas par exemple où tu tomberais malade et serais empêché de revenir dans la semaine, ou celui d'une panne d'ordi, etc.). Puis, ton édition du vendredi soir qui sera la remise effective.

Note cependant qu'en cas d'empêchement majeur, tu pourrais toujours contacter l'un de nous pour effectuer cette édition avant le dimanche minuit.
--Dany (discussion) 6 janvier 2020 à 17:20 (CET)


3. ou, dans le cas d'un paiement par Paypal ou en espèces, cliquer sur le bouton "enregistrez un paypal" ou "enregistrez un cash" présent sur la fiche personne : - mêmes questions que pour les points précédents : est-il possible d'enregistrer, sur i20 et dans le logiciel comptable, les paiements au fil de l'eau, tout au long de la semaine à condition que toutes les opérations d'une semaine x soient traitées avant la fin de cette semaine x ?

Même question, même réponse.

J'ajoute que pour les paypal, comme tu me dis plus loin qu'ils figurent un à un sur le relevé, tu peux procéder comme pour les virements, les traiter en même temps que le relevé de banque.

--Dany (discussion) 6 janvier 2020 à 17:20 (CET)

4. ou, dans le cas d'un paiement par virement, cliquer sur le bouton "enregistrez un virement" présent sur la fiche personne :

pas d'observations particulières, cela me semble parfait puisque, si j'ai bien compris, l'enregistrement sur i20 est opéré dès l'apparition du virement sur le compte bancaire de l'APA

Oui, et du coup, c'est pareil pour les Paypal.

5. ou, dans le cas d'un paiement par SEPA, cliquer sur le bouton "enregistrez un nouveau sepa" présent sur la fiche personne :

- pour les membres déjà en SEPA en 2019, nous modifions donc leur fiche en ajoutant leur adhésion-abonnement pour l'année 2020 même si nous n'avons pas reçu leur bulletin de réadhésion/abonnement à Ambérieu ?

Oui.

- si j'ai bien compris, cela signifie que je commencerais l'enregistrement des SEPA 2020 après le 07/01 ?

Oui. Mesure de sécurité pour le cas où ils seraient enregistrés trop tôt par la banque. Côté système, dès lors qu'on est en janvier, il programme le premier prélèvement le 7 février.

- (à titre informatif, la banque annonce effectivement un virement à venir de 666 euros, ce qui correspond à ce qui est affiché sur i20)

Super. Cela prouve que Christine a bien travaillé... et avec un bon programme.


6. à propos du "travail du lundi"

- "On pointe sur ledit relevé : le montant total du virement des versements Paypal déjà enregistrés". Je ne sais pas si c'est très important mais les versements paypal apparaissent de façon individuelle sur le relevé bancaire, donc le total n'apparaitra pas en un unique montant. Avec ce fonctionnement, cela signifie-t-il par ailleurs que l'on ne ventile plus, à terme, sur le logiciel de compta, tout ce qui provient de Paypal ? Tout ce qui provient de Paypal n'est pas nécessairement affecté au même type de compte (ou j'ai peut-être mal compris ?)

Je pensais que les Paypal rentraient sur le compte par lots, comme les chèques. Si on a le détail, c'est mieux, on peut les traiter comme les virements. J'en ai tenu compte dans mes réponses précédentes.

--Dany (discussion) 6 janvier 2020 à 17:20 (CET)

- enfin, si j'ai bien compris, à terme, le seul enregistrement sur i20 permettra d'éviter le double enregistrement i20 + logiciel de comptabilité ?

C'est l'objectif. Cependant, tant que je n'aurai pas vu fonctionner le logiciel de compta, je ne peux rien promettre.

Lorsque mon esprit sera plus clair grâce à vos réponses, pourrai-je commencer l'enregistrement des adhésions 2020 dès à présent ?

Oui.

--Dany (discussion) 6 janvier 2020 à 17:20 (CET)

Modification d'une fiche personne

Les tests réalisés hier étaient concluants mais, ce matin, en voulant modifier la fiche d'un adhérent ayant effectué ce jour un virement sur le compte de l'APA, j'ai constaté que lorsque j'ajoute les "20" dans le champ 'Adhérent en' puis 'Abonné en' et la date complète dans le champ 'Date dernier abonnement' les informations ne semblent pas vraiment enregistrées. Après la modification, j'ai cliqué sur 'Envoyer', l'écran suivant annoncait bien "Nouvelles valeurs insérées dans la table a20pers" mais en cliquant ensuite sur "revoir la fiche personne" les nouvelles valeurs n'apparaissaient pas. J'ai renouvelé la tentative plusieurs fois, sans succès. J'ai aussi jeté un oeil dans la BDD et les données n'apparaissent pas non plus.

Le cas en question est Louis Vannieuwenborgh, idP 2184.

--Florian 8 janvier 2020 à 12:35 (CET)

En effet, ça ne fonctionne pas sur cette fiche. J'ai pourtant fait un test avec la mienne... et ça fonctionne (tu avais d'ailleurs déjà ajouté 20 en adhésion). J'essaie d'éclaircir ce mystère et je te tiens au courant.

--Dany (discussion) 8 janvier 2020 à 13:30 (CET)

Deux heures plus tard, je ne suis pas plus avancé. Les seules erreurs indiquées dans les logs concernaient le timbreDate. Je l'ai supprimé dans l'i20 où il n'est pas vraiment nécessaire ; en cas de besoin, on le retrouve dans la base. Cela n'a rien changé. Je constate seulement que c'est sur les fiches étrangères que le problème se pose (et encore pas toutes, ça fonctionne avec le Brésil). C'est donc le cp qui poserait problème mais je ne vois pas comment.

En attendant que je trouve, la seule solution est de modifier ces fiches (apparemment exceptionnelles) directement dans la base. Et si tu rencontres le problème sur des fiches françaises, signale-le moi chaque fois.

--Dany (discussion) 8 janvier 2020 à 15:17 (CET)

C'est bien noté, merci!

--Florian 8 janvier 2020 à 16:24 (CET)

Une explication : quand l'idAd ne commence pas par des chiffres, le programme s'arrête à ce niveau et la fiche Ad qui suit n'est pas mise à jour. l'idAd étant généré par le cp, on comprend désormais pourquoi notre programme en veut aux Belges.

La solution : je modifierai ces idAd. En attendant, comme dit plus haut : modifier ces fiches directement dans la base.

--Dany (discussion) 8 janvier 2020 à 20:13 (CET)

J'ai enfin trouvé l'origine du problème. C'est réparé. J'avais déjà remplacé les préfixes CH des idAd par des 41, les B par des 32 et les nc sont devenus des 99. On peut laisser ainsi, rien de gênant.

--Dany (discussion) 9 janvier 2020 à 22:38 (CET)

Adresse fiscale différente de l'adresse d'envoi

Lorsque nous disposons de 2 adresses (l'une fiscale, l'autre pour l'envoi des revues), laquelle faut-il privilégier sur i20 ? Aussi, comment les enregistrer toutes les 2 et les distinguer ?

--Florian 27 janvier 2020 à 09:25 (CET)

J'ignore comment faisait Christine. Ce cas n'a jamais été évoqué. Il me semble qu'il faut privilégier l'adresse fiscale pour que la fiche de la personne soit liée à la fiche de ses règlements. L'adresse d'envoi peut être indiquée en note (si ce n'est pas trop compliqué pour toi ensuite de la retrouver). Une autre solution pourrait consister à créer deux fiches pour la personne (par ex. Jean Dupont et Jean Dupont *). Auquel cas, c'est Dupont qui paierait pour Dupont *. Donc l'encaissement serait lié à Dupont mais l'abonné serait Dupont *

--Dany (discussion) 27 janvier 2020 à 11:24 (CET)

Encaissements

Concernant la ventilation des sommes reçues, jusqu'à présent, sur les conseils de Christine, j'enregistrais toujours 36€ d'abonnement puis, dans le cas d'une adhésion de soutien, le reste constituait le montant de l'adhésion. À titre d'exemple, sur une adhésion-abonnement de 100€, 36 étaient affectés à l'abonnement et 64 à l'adhésion. Si j'ai bien compris, on affecte désormais 36 à l'abonnement, 36 à l'adhésion et 28 en don ?

--Florian 8 janvier 2020 à 17:06 (CET)

Oui, c'est bien cela.

MAJ d'un SEPA déjà enregistré

Le montant de certains SEPA enregistrés en 2019 étant différent en 2020, puis-je le mettre à jour directement via le bouton "enregistrez un nouveau sepa" présent sur la fiche personne ? Aucun risque de se retrouver dans la base avec 2 enregistrements (l'un pour 2019, l'autre pour 2020) ?

--Florian 26 janvier 2020 à 18:51 (CET)

Non. Tu ne peux qu'enregistrer des nouveaux sepa. Donc, pour un màj, tu dois d'abord passer par PhpMyAdmin, chercher la personne par son idP dans la table des encaissements et effacer tous les enregistrements (lignes) MAIS le 7 janvier est passé et cette personne était alors encore sur le montant de 2019 (puisque nous étions ok avec la banque). DONC, il va falloir une recherche plus ciblée ne contenant pas l'enregistrement du 7 janvier, de ce type :

SELECT * FROM `a20enc` WHERE `idP` = 1525 AND `mode` = 'sepa' 
AND `td` NOT LIKE '2020-01-07 08:00:00' ORDER BY `idE` DESC  

J'ai évidemment pris un idP au hasard (à remplacer par le bon)

Tu dois ensuite afficher la totalité des résultats à l'écran (ici, j'ai 44 résultats, j'affiche donc 50 lignes (au lieu des 25 par défaut).

Tu coches tout et tu effaces.

--Dany (discussion) 26 janvier 2020 à 20:40 (CET)

Voici la manip en "manuel" (sans passer par le code SQL)

Média:EffacementSepa.mp4

Ça va de soi : une fois que tu as effacé les enregistrements de cette personne, tu l'enregistres normalement comme un nouveau sepa (janvier ne sera pas affecté puisque le prochain sepa est le 7 février).

--Dany (discussion) 26 janvier 2020 à 20:57 (CET)

Encaissement incomplet

En vérifiant le bon enregistrement d'un nouveau SEPA (celui d'Alexandre Gefen, idP 2348), il m'a semblé que l'enregistrement de cet encaissement était incorrect : la base le programme à partir du 07 avril (alors que je souhaiterais le faire commencer le 07 mars) ; aussi, elle enregistre un prélèvement à la date du 07 janvier dernier (qui n'a pas existé). Comment puis-je modifier ces erreurs ?

--Florian 08 février 2020 à 18:39 (CET)

Je n'ai pas d'explication à cela et n'ai pas le temps de regarder. Je suis en effet très occupé jusqu'au 22 février par l'organisation de journées sur la création et ne pourrai me pencher sur cette anomalie qu'après. En attendant, je ne peux que te demander de noter ce genre d'anomalies si tu en vois d'autres. Mets en place ton virement pour le 7 mars, nous régulariserons plus tard.

--Dany (discussion) 9 février 2020 à 17:24 (CET)